Каталог документов

Каталог документов


Описание

Онлайн приложение "Каталог документов" позволяет быстро делиться важными документами внутри определенной группы сотрудников и клиентов компании через защищенный канал связи, и представляет из себя единое хранилище документов, необходимых в процессе взаимодействия.

Аналоги этого приложения завоевали огромную популярность в мире благодаря значительной экономии времени: согласно разным опросам компания, которая использует онлайн каталог документов экономит в среднем 50-70% времени которое уходило на документооборот ранее.

С помощью этого приложения повышается уровень информационной поддержки клиентов.

 onlinedocumentshelps

Решаемые задачи

  • сокращение трудозатрат сотрудников на индивидуальную пересылку документов клиентам;
  • обеспечение доступности документов для партнеров, клиентов и сотрудников в режиме 24/7;
  • создание в партнерской сети эффективного канала распространения корпоративной информации;
  • создание централизованного хранилища документов (актуальных и архивных) с быстрым доступом к любому из них.

Демо-версия

В корпоративном общении между компаниями и дилерами  всегда используются  договора и документы предназначенные индивидуально для одной компании или для группы компаний. Есть документы, которые нельзя публиковать в открытом доступе на сайте, их можно распространять только среди дилеров определенной группы.

documents online

Приложение "Каталог документов" представляет собой онлайн каталог корпоративных документов, которые дают возможность  размещать документы и предоставлять доступ к ним партнерам, клиентам и сотрудникам. Для быстрого ознакомления с документами, в приложении реализован онлайн предосмотр в 23х популярных форматах.

Всем документам присваивается индекс популярности на основе количества скачиваний.

Так же у компании есть возможность получения обратной связи по документам от пользователей - запрос на размещение определенного документа и маркировка пользователями документа как неактуального. Такие социальные функции позволяют значительно улучшить содержание каталога и вовремя пополнять его необходимыми  клиентам документами.

Каталог  корпоративных документов состоит из следующих разделов:

  • Каталог документов.
  • Виджет с лентой обновлений.


Каталог документов. В этом разделе отображаются все документы, сгруппированные по категориям и разделам. Менеджер компании может добавлять, удалять и редактировать каталоги и документы. Невозможно создать несколько разделов с одинаковым названием в пределах одного каталога. Напротив каждого каталога или раздела в скобках указано количество содержащихся в нем документов выбранной актуальности (актуальные, архивные, все).

Пользователь может осуществить поиск нужного документа, просмотреть его или скачать.
Каждый партнер видит только те каталоги, к которым ему открыт доступ.

С помощью фильтра можно найти нужный документ по Дате актуальности, Содержимому или  Статусу.
С помощью кнопок «Наиболее популярные» и «Последние обновления» можно произвести сортировку по рейтингу документов и по последним добавленным документам в выбранном разделе.

Виджет с лентой обновлений. В этом разделе отображаются документы, которые были добавлены последними. Лента объявлений доступна в постоянном режиме сразу как только партнер или сотрудник вошел в свой личный кабинет. 

 

Онлайн приложение «Каталог документов» предоставляет отдельные личные кабинеты для дилеров и для менеджеров компании.

Возможности для менеджера компании в роли Администратора Системы:
Управление пользовательскими аккаунтами в системе
Настройка прав доступа пользователей в системе
Просмотр журнала бизнес-операций
Просмотр истории отправленных писем
Возможности для менеджера компании в роли Администратора каталога документов:
Управление структурой каталогов документов
Управление документами
Просмотр документов в режиме online

Возможности для менеджера компании в роли Администратора Системы:

  • Управление пользовательскими аккаунтами в системе;
  • Настройка прав доступа пользователей в системе;
  • Просмотр журнала бизнес-операций;
  • Просмотр истории отправленных писем.

Возможности для менеджера компании в роли Администратора каталога документов:

  • Управление структурой каталогов документов;
  • Управление документами;
  • Просмотр документов в режиме online;
  • Cкачивание документов.
Возможности для сотрудников дилера в роли Читателя документов:
  • Просмотр каталогов документов;
  • Просмотр документов в режиме online;
  • Cкачивание документов;
  • Получение информации о новых документах с помощью виджета с лентой обновлений.